Udvalgenes arbejdsform

Udvalgene vælger af sin midte en formand og en næstformand. Valg finder sted årligt. Udvalgene afholder som udgangspunkt fire årlige møder. Møderne fastsættes for ét år af gangen, på det første møde efter nytår. Møderne er ikke offentlige. Udvalgene er beslutningsdygtige, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede. Beslutningerne træffes i møder og ved almindeligt flertal. Formanden sørger for indkaldelse med dagsorden til møderne, senest syv dagens inden mødets afholdelse. Alle medlemmer har ret til at få sat punkter til behandling på dagsorden. Det er formanden, der bestemmer, i hvilken rækkefølge punkterne skal behandles. Udvalgenes beslutninger føres til referat af stiftspræsten og det godkendes og underskrives ved mødets afslutning. Ethvert af udvalgets medlemmer kan forlange sit særstandpunkt tilført referatet og ved sager, der skal fremsendes til en anden myndighed, kræve, at denne samtidig gøres bekendt med indholdet af referatet.

Udvalgene kan nedsætte arbejdsgrupper efter behov.

Udvalgene refererer til Viborg Stiftsråd via stiftspræsten. Udvalgene er i dialog med Stiftsrådet om deres arbejde. Referater fra udvalgets møder er tilgængelige på Viborg Stifts hjemmeside.

Hvert andet år afholdes en fællesdag for alle stiftsudvalg. Disse møder finder sted i ulige år.

Alle stiftsudvalg har et kommissorium. Det er stiftsudvalgenes opgave at konkretisere kommissoriet i to-årige målsætninger. Målsætninger skal konkretiseres yderligere i årsplaner, med tiltag for et år af gangen.

Målsætninger og årsplaner danner baggrund for budgettet. Årsplaner skal offentliggøres, enten elektronisk eller fysisk, så menighedsrådene bliver opmærksomme på, at stiftsudvalget er en ressource i det kirkelige arbejde i sognet. Årsplaner kan være elektroniske og/eller trykte.

Målsætninger og årsplaner skal være Stiftsrådet i hænde senest september, så de kan behandles på mødet i efteråret.