Af Kirsten Weiss Mose, Københavns Stift
Uanset om I skal redesigne sognets kirkeblad, udvikle et nyt nyhedsbrev eller vil evaluere jeres kommunikation til sognets beboere generelt, er det en god ide at inddrage modtagernes perspektiv. Hvilket indtryk har de af jer? Hvad er særligt relevant og irrelevant for dem og hvorfor? Hvad forventer de? Og hvordan kan I på den baggrund kommunikere, så de forstår jer, som I ønsker at blive forstået?
Brugerinddragelse kan ske på mange måder. Her får I en guide til, hvordan I kan etablere et brugerpanel.
Hvem skal inviteres med
Ingen brugere kan repræsentere alle målgruppens perspektiver. Derfor skal I sammensætte en gruppe, der er bredt fordelt, hvad angår alder, køn, social og geografisk placering og brug af kirken. Hvis I eksempelvis ønsker at udvikle jeres nyhedsbrev til børnefamilier i sognet, skal I sammensætte en gruppe med så mange forskellige børnefamilier som muligt. I kan gå efter, at der både deltager forældre med små og større børn i panelet, singleforældre, forældre, der bruger kirken hyppigt og forældre, som I sjældent ser i kirken osv.
Et brugerpanel kan nedsættes som et fast panel, som I inddrager og beder fortælle om deres erfaringer eller komme med konkrete løsningsforslag til større eller mindre opgaver. Det kan også etableres i forbindelse med et enkeltstående arrangement eller en konkret opgave. Til brugerpanelet tilknyttes mindst to ansatte til at facilitere samtaler og indsamle input fra panelet, som herefter gives videre til udviklere og beslutningstagere.
Indret jer efter deltagerne
Hvis ikke I har prøvet det før, kan det være en stor forandring at begynde at arbejde med brugerinddragelse. Derfor er det vigtigt, at I sikrer jer, at alle, der har formel indflydelse på jeres kommunikation, reelt er interesserede i at anvende resultaterne til noget.
Husk, at deltagerne gør jer en stor tjeneste ved at indgå i panelet. Derfor skal rammer for arbejdet indrettes, så de i størst muligt omfang tager hensyn til deres ønsker. Det gælder fx mødetidspunkt, fysiske rammer, mødeform, varighed og hyppighed, sprogbrug og facilitering. Sørg for, at der er mad og drikke i forbindelse med mødet, og husk at dække eventuelle rejseudgifter. Det er også vigtigt, at deltagerne fra begyndelsen er klar over, hvad der er deres opgave, og hvad deres input skal bruges til. Skal de fx alene tale på egne vegne eller i højere grad på en gruppes vegne? Hvordan vil I anvende de input, I får fra gruppen?
God mødestyring
Sørg for at give alle nogenlunde lige muligheder for at komme til orde. Anvend et sprog, som deltagerne kan forstå. Undgå fx internt kirkesprog, når der er tale om eksterne målgrupper, og gå uden om kommunikationsfagligt lingo blandt ikke-kommunikationsfagfolk. Brugerne deltager i deres fritid. Derfor er det vigtigt, at I tydeligt giver udtryk for, hvad deres arbejde betyder for jer. Som facilitatorer er det vigtigt, at I på én gang styrer møderne og sikrer, at deltagerne kan slappe af. Samtidig skal I fylde så lidt som muligt og huske at stille åbne spørgsmål (hv-spørgeord), så brugerne ikke tager farve af jeres holdning, og så alle forskellige perspektiver kommer frem. Husk også at understrege, at alle input er velkomne, og at deltagerne er inviteret, fordi de sidder med den viden, som I har brug for.
Slut mødet af med en opsamling af, hvad I har noteret jer af input fra mødet, og spørg til, om I har forstået det rigtigt. Det giver deltagerne mulighed for at korrigere jer. Opsamlingen kan samtidig give deltagerne lejlighed til yderligere input, som ikke kom frem i første omgang.
Efter mødet
Nogle input er lette at omsætte til konkret praksis. Andre gange giver brugerperspektivet et skub i en bestemt retning. Uanset hvad, er der først tale om reel brugerinddragelse, når deltagernes viden og perspektiver anvendes. Derfor er det vigtigt, at I har en plan for, hvordan det skal ske.
Planen kan fx være, at I på baggrund af mødet eller møderækken kommer med et udkast til ændringer af nyhedsbrevet til børnefamilier, som kommunikationsudvalget eller menighedsrådet skal tage stilling til. Eller det kan være, at I skal bruge brugerpanelets input til at beslutte jer for, hvilke kommunikationskanaler I skal arbejde videre med, og hvilke I skal nedlægge.
Endelig er det vigtigt, at I altid husker at orientere brugerpanelet. Hvad er panelets input konkret blevet brugt til? På den måde synliggør I over for deltagerne, hvad der kom ud af deres indsats. Måske har de på den baggrund endnu mere lyst til at deltage næste gang, I beder om deres hjælp?
