Møder om præsteansættelseer
Kirkeministeriet har den 5. april 2020 udstedt en bekendtgørelse om mulighed for midlertidig fravigelse af regler om møder. Bekendtgørelsen gælder frem til den 1. juli 2020.
Møder mellem biskoppen og menighedsrådet ved præsteansættelse
Bekendtgørelsen indeholder i § 9 regler om, at biskoppen kan beslutte, at et møde (både orienteringsmødet og indstillingsmødet) mellem biskoppen og menighedsrådet/menighedsrådene som led i ansættelse af præster skal gennemføres ved et video- eller telefonmøde. Det er også fortsat en mulighed at vente, til man kan mødes igen.
Mødet berammes som hidtil af biskoppen og ledes af biskoppen, og det skal fremgå af brevet til menighedsrådet, at biskoppen har besluttet, at mødet holdes som video- eller telefonmøde. Det bliver også aftalt med provsten, hvordan det bedst gøres.
Stemmeafgivning ved indstillingsmødet
På et video- eller telefonmøde er en skriftlig og hemmelig afstemning ikke en mulighed. Det er derfor muligt, at afstemningen kan ske på en anden måde, og menighedsrådet kan beslutte, at stemmeafgivningen i forbindelse med ansættelse af præster ikke er skriftlig og hemmelig. Det kræver, at alle er enige om det.
Det vil alene være fordelingen af stemmerne, der føres til protokols og ikke hvem, der har stemt på hvem.
Afklaringen af, hvordan stemmeafgivningen ved indstillingen skal være, kan ske ved en ved mundtlig afstemning/tilkendegivelse blandt deltagerne, og resultatet skal føres til protokols.
Såfremt der er et medlem, der ønsker en skriftlig og hemmelig afstemning, kan der ikke på et video- eller telefonmøde ske en indstilling. Her må det videre forløb afklares i samråd med biskop og evt. udsættes.
Beslutningsprotokol
Det fremgår af bekendtgørelsen, at møderne i menighedsråd og deres udvalg, i provstiudvalg eller budgetudvalg og i et besluttende budgetsamråd kan gennemføres, selv om beslutningsprotokol ikke kan føres og underskrives på mødet.
Dette gælder også møder i forbindelse med præsteansættelse.
Formanden må på anden måde sørge for dokumentation for mødets beslutninger. Formanden kan f.eks. sende protokollen til deltagerne og bede om bemærkninger straks, hvis der er nogen. Protokollen kan herefter underskrives af formanden alene. Det skal fremgå af protokollen, at mødet har været afholdt som et video- eller telefonmøde.
Har afstemningen ikke været skriftlig og hemmelig, skal dokumentationen alene omfatte fordelingen af det samlede antal stemmer, men ikke hvorledes det enkelte medlem af menighedsrådet har stemt, fx 6 stemmer på X og 3 blanke stemmer.
Tekniske udfordringer
Det anbefales, at menighedsrådet udpeger en tovholder/teknisk operatør, som står for det praktiske.
Der er flere muligheder for video- og telefonmøder, men her nævnes et par eksempler:
Telefonmøde:
Telenors mødetelefon 90 95 00 00
Alle – uanset teleselskab – kan bruge Telenors Mødetelefon. Det koster 1,50kr./minut.
Op til 20 personer kan deltage på et møde over mødetelefonen.
Telefonmødet sættes kort beskrevet sådan op:
Læs mere her.
Videomøde:
"Skype for Business" som er forhåndsinstalleret på Kirkenet-computere.
"Skype" kan downloades til en computer, mobil eller tablet, se mere her.
Læs mere fra Folkekirkens IT-support her.
Der er også videotjenesten "Google Meet", som kræver en google-konto. Se mere her.
Hvis der er menighedsrådsmedlemmer der ikke har udstyr/kompetencer til at deltage hjemmefra, anbefales det at tage kontakt til provsten for en nærmere drøftelse og afklaring.
Det anbefales, at menighedsrådet prøver mødeformen inden selve mødet.
